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◎修正「公開發行公司出席股東會使用委託書規則」部分條文 發文日期：中華民國97年2月26日
發文字號：金管證三字第0970007362號
公開發行公司出席股東會使用委託書規則部分條文修正總說明
公開發行公司出席股東會使用委託書規則依據證券交易法第二十五條之一第一項之授權，於七十三年一月七日訂定發布，其間配合實務運作歷經十三次修正，對促使股東會之順利召開及保障股東權益等，已具一定實施成效。
現行公開發行公司出席股東會使用委託書規則於九十五年十二月二十日修正，惟為提升股東會委託書之管理效能，並促使委託書徵求制度更臻公平，爰於本次修正相關規定。本次修正除強化對代為處理徵求事務者之管理，另為維持徵求作業之公平性，除規定公司寄發或以電子文件傳送委託書用紙予所有股東，應於同日為之外，並增列徵求人或受託代理人向公司請求交付紀念品之方式，另為維持委託書統計驗證作業之中立性，修正現行委託書統計驗證作業相關規定。
本次條文修正七條，修正要點臚列如下：
一、 為避免公司寄發股東會委託書予各股東之時間不一，造成徵求作業不公之情事，規定公司寄發或以電子文件傳送委託書用紙予所有股東，應於同日為之。(修正條文第二條)
二、 為強化對代為處理徵求事務者之管理，明定股東會有選舉董監議案時，召開股東會公司之股務代理機構或召開股東會之金融控股公司子公司，不得受託辦理代為處理徵求事務；另股東委託信託事業或股務代理機構擔任徵求人後，亦不得受託辦理代為處理徵求事務。(修正條文第六條)
三、 為強化徵求資訊之揭露，俾利股東判斷是否交付委託書予徵求人，爰規定徵求委託書之書面及廣告內容應載明第五條徵求人及第六條第一項之委任股東，其自有持股是否支持徵求委託書書面及廣告內容記載之被選舉人。(修正條文第八條)
四、 為維持徵求作業之公平性，爰增列徵求人或受託代理人於繳交一定保證金予公司後，得向公司請求交付股東會紀念品以轉交委託人，公司不得拒絕。前揭保證金之金額及收取方式，由公司基於公平原則訂定之。(修正條文第十一條)
五、 為提升委託書統計驗證作業之品質，明定統計驗證事務者，應依法令及內部控制制度有關委託書統計驗證作業規定為之。另為維持委託書統計驗證作業之中立性，規定自辦股務公司或股務代理機構違反前揭作業規定，經行政院金融監督管理委員會(以下簡稱金管會)命令糾正或處罰者，不得再自行或為該違規情事所涉公司辦理股務事務。(修正條文第十三條之一)
六、 金管會或金管會指定之機構得隨時派員檢查委託書之取得情形。(修正條文第十五條)
七、 配合法制作業，刪除第二十四條條文有關第六條條文施行日期之文字。(修正條文第二十四條)
(資料來源：20080226 證期局) ◎修正「公開發行公司出席股東會使用委託書規則」之申報書件格式 發文日期：中華民國97年2月26日
發文字號：金管證三字第09700073627號
(資料來源：20080226 證期局)
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日正聯合會計師事務所-上櫃部
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